Tại sao một khoản chi vật tư có doanh nghiệp tiết kiệm hơn hàng chục triệu mỗi năm?

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chi phí vật tư tiêu hao thường bị xem là khoản nhỏ và ít được chú ý. Tuy nhiên trên thực tế, đây lại là nhóm chi phí phát sinh liên tục mỗi ngày và cộng dồn thành con số rất lớn sau một năm hoạt động. Chỉ riêng các mặt hàng như túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay, cây lau nhà, nước lau sàn hay khăn giấy đã có thể tiêu tốn hàng chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Điều đáng nói là có doanh nghiệp cùng quy mô nhưng chi phí vật tư luôn thấp hơn đáng kể. Lý do không nằm ở việc cắt giảm chất lượng mà nằm ở cách lựa chọn thương hiệu, tối ưu mã sản phẩm, kiểm soát tồn kho và chọn đúng nhà cung cấp.

Đây cũng là lí do ngày càng nhiều công ty ưu tiên làm việc với những đơn vị phân phối tổng hợp như KN&TC để tối ưu chi phí vận hành lâu dài.

Vì sao vật tư tiêu hao dễ bị “đội chi phí”?

Khác với máy móc hay thiết bị lớn chỉ mua theo giai đoạn, vật tư tiêu hao là nhóm hàng được sử dụng mỗi ngày. Một văn phòng 50 người có thể dùng hàng chục cuộn giấy vệ sinh mỗi tuần, hàng trăm túi rác mỗi tháng và nhiều chai nước rửa tay chỉ trong thời gian ngắn.

Nếu doanh nghiệp mua lẻ, thay đổi nhà cung cấp thường xuyên hoặc không có kế hoạch tiêu dùng rõ ràng thì sẽ phát sinh rất nhiều chi phí ẩn như: giá mua không ổn định, tốn thời gian đặt hàng nhiều lần, phí giao hàng nhỏ lẻ, mua sai quy cách, dùng sản phẩm chất lượng thấp gây hao hụt nhanh, tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt đột xuất,...

Nhiều doanh nghiệp chỉ khi tổng kết cuối năm mới nhận ra khoản chi vật tư đã vượt ngân sách rất lớn.

Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vật tư bằng cách nào?

Chọn đúng thương hiệu phù hợp nhu cầu

Không phải lúc nào sản phẩm đắt nhất cũng là lựa chọn tốt nhất. Ví dụ với giấy vệ sinh sử dụng trong văn phòng, doanh nghiệp có thể ưu tiên các dòng tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo độ mềm và độ dai ổn định.

Với khu vực nhà xưởng hoặc nhà máy đông công nhân, các loại túi rác dung tích lớn và độ dày cao sẽ giúp giảm tình trạng rách túi, tiết kiệm thời gian thay túi và giảm hao hụt.

Tiêu chuẩn hóa mã sản phẩm

Một số doanh nghiệp có thói quen mua nhiều loại sản phẩm khác nhau cho cùng một nhu cầu sử dụng. Điều này khiến việc quản lý kho trở nên phức tạp và khó kiểm soát chi phí.

Khi tiêu chuẩn hóa theo từng mã sản phẩm cố định, doanh nghiệp sẽ: dễ theo dõi mức tiêu hao, đặt hàng nhanh hơn, dễ thương lượng giá tốt hơn, giảm thất thoát nội bộ,...

Làm việc với nhà phân phối tổng hợp

Thay vì mua từng nhóm hàng ở nhiều nơi khác nhau, doanh nghiệp hiện nay ưu tiên các đơn vị có thể cung cấp đồng bộ từ văn phòng phẩm, vật tư vệ sinh đến vật tư kim khí và thiết bị tiêu hao.

Điều này giúp giảm thời gian đặt hàng, đồng bộ hóa hóa đơn chứng từ. có giá sỉ tốt hơn, được hỗ trợ giao hàng định kỳ, kiểm soát ngân sách dễ hơn,...

1. Nhóm túi rác – chi phí nhỏ nhưng tiêu hao cực lớn

Túi rác là mặt hàng tưởng chừng đơn giản nhưng lại được sử dụng liên tục trong văn phòng, nhà máy, nhà hàng, khách sạn và bệnh viện.

Nếu sử dụng túi mỏng, dễ rách thì doanh nghiệp phải thay nhiều lần hơn, tăng lượng tiêu hao và phát sinh chi phí vệ sinh.

Một số thương hiệu túi rác được sử dụng phổ biến hiện nay như: Tự Hủy ECO, Vinabag, Opec, Green Eco, Nhật Minh,...

Với các mã sản phẩm túi rác nổi bật: ECO 55x65, ECO 64x78, ECO 78x92, VNB 55x65 Đen, VNB 64x78 Đỏ, OPEC 70x90, OPEC Đại Công Nghiệp, GE 45x55, GE 65x80, NM 90x120,...

Các doanh nghiệp có lượng rác lớn thường ưu tiên loại cuộn lớn hoặc túi công nghiệp để giảm chi phí thay mới và tiết kiệm thời gian cho bộ phận vệ sinh.

2. Nhóm giấy vệ sinh – khoản chi âm thầm nhưng liên tục

Giấy vệ sinh là mặt hàng không thể thiếu tại văn phòng, trung tâm thương mại, khách sạn, quán ăn hay nhà máy sản xuất.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chọn loại giá rẻ sẽ tiết kiệm hơn, nhưng thực tế giấy quá mỏng sẽ khiến lượng sử dụng tăng mạnh. Điều này khiến tổng chi phí cuối cùng còn cao hơn.

Một số thương hiệu giấy vệ sinh phổ biến như: Paseo, An Khang, Pulppy, Bless You, An An, Giấy Sài Gòn,...

Với các mã sản phẩm nổi bật: Paseo Coreless 700g, Paseo Premier 3 lớp, Paseo Handy Roll, An Khang AK700, An Khang AK900, Pulppy 700g, Pulppy 10 cuộn, Bless You Premium, Giấy vệ sinh Sài Gòn Eco 700g, Giấy vệ sinh Sài Gòn Premium 3 lớp 10 cuộn,...

Nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên giấy jumbo roll cho nhà vệ sinh công cộng vì giúp giảm tần suất thay giấy và tối ưu chi phí vận hành.

3. Nhóm nước rửa tay – xu hướng vệ sinh bắt buộc trong doanh nghiệp

Sau giai đoạn dịch bệnh, nước rửa tay gần như trở thành tiêu chuẩn vệ sinh bắt buộc tại nhiều doanh nghiệp.

Không chỉ văn phòng mà nhà xưởng, trường học, quán ăn hay showroom đều phải trang bị đầy đủ khu vực vệ sinh tay cho nhân viên và khách hàng.

Một số thương hiệu phổ biến: Lifebuoy, Green Cross, On1, Dr.Clean, Saraya,...

Với các mã sản phẩm nổi bật: Lifebuoy Total 500g, Lifebuoy Matcha 450g, Lifebuoy Lemon Fresh, Green Cross Fresh 500ml, Green Cross Moisturizing, On1 Hương Dịu Nhẹ, On1 Kháng Khuẩn, Dr.Clean 500ml, Dr.Clean Can 5L, Saraya Foam Soap,...

Doanh nghiệp thường tiết kiệm đáng kể khi sử dụng can dung tích lớn thay vì mua chai nhỏ lẻ nhiều lần.

4. Nhóm nước lau sàn và hóa chất vệ sinh

Đây là nhóm vật tư được sử dụng nhiều tại văn phòng lớn, bệnh viện, trường học và khu công nghiệp.

Một số thương hiệu được sử dụng phổ biến: Sunlight, Gift, Rocket, Gift Japan, Hygiene, Lix, Comport, OMO,...

Với các mã sản phẩm nổi bật: Sunlight Lau Sàn Chanh, Sunlight Lau Sàn Hoa Lily, Gift Floor Cleaner, Gift Khử Mùi, Rocket Japan Floor, Rocket Toilet Cleaner, Hygiene Fresh, Hygiene Purple, Gift Japan 5L, Sunlight Can 3.8L, Comfort Nước Giặt Túi 3.1L, Lix Nước Rửa Chén 750g, Lix Bột Giặt 24H, OMO Bột Giặt Khử Mùi, OMO Matic Túi 3.7kg,...

Khi mua theo can lớn hoặc hợp đồng định kỳ, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí trên từng lít sử dụng.

Vì sao doanh nghiệp nên mua vật tư tập trung?

Một trong những xu hướng phổ biến hiện nay là mua vật tư theo mô hình tập trung. Nghĩa là toàn bộ phòng ban sẽ sử dụng chung danh mục sản phẩm và đặt hàng thông qua một đầu mối duy nhất.

Đây cũng là lý do nhiều công ty ưu tiên hợp tác với các đơn vị phân phối tổng hợp như KN&TC để được cung cấp đồng bộ nhiều nhóm hàng cùng lúc.

Khoản tiết kiệm lớn thường đến từ những chi phí nhỏ

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung tối ưu các khoản chi lớn như thuê mặt bằng hay đầu tư máy móc mà quên rằng các chi phí nhỏ phát sinh mỗi ngày mới là thứ âm thầm làm đội ngân sách vận hành.

Chỉ cần tối ưu đúng: loại túi rác phù hợp, giấy vệ sinh tiết kiệm hơn, dụng cụ vệ sinh bền hơn, nước rửa tay dung tích lớn, quy trình mua hàng tập trung. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm mà vẫn đảm bảo chất lượng sử dụng và trải nghiệm nhân viên.

KN&TC đại lý phân phối đa ngành hàng xin được đồng hành cùng các doanh nghiệp.